La privacy del lavoratore: email, chat, GPS, badge, cartella sanitaria

Solo se ha rispettato le condizioni dell'art. 4 St. lav. e le indicazioni del Garante. L'email aziendale è uno «strumento di lavoro» (art. 4, c. 2), per cui non serve l'accordo sindacale, ma i dati raccolti sono utilizzabili a fini disciplinari solo se le è stata data «adeguata informazione» sulle modalità d'uso e sui controlli (c. 3) e nel rispetto della privacy: serve un regolamento interno che spieghi se e come l'azienda accede alle caselle, per quali esigenze e con quale gradualità, e l'accesso ai contenuti deve essere proporzionato, non un monitoraggio sistematico per misurare la produttività. Il Garante ha inoltre chiarito (documento di indirizzo del 6 giugno 2024) che i metadati delle email (orari, mittenti, destinatari, IP) raccolti per la sicurezza si conservano di norma per non più di 21 giorni: oltre, serve la procedura dell'art. 4, c. 1, cioè accordo sindacale o autorizzazione dell'Ispettorato, altrimenti la conservazione diventa un controllo a distanza illecito. Se manca il regolamento o i controlli erano generalizzati, le email non possono essere usate nel procedimento disciplinare e il licenziamento fondato su di esse è illegittimo; può anche presentare reclamo al Garante. Diverso è il controllo «difensivo» dopo un fondato sospetto di un illecito (per esempio la trasmissione di dati riservati a un concorrente), ammesso dalla Cassazione (25732/2021) ma solo sui dati successivi al sospetto.

No, secondo il Garante. Le conversazioni in chat private o in gruppi chiusi hanno un'aspettativa legittima di riservatezza, e il datore non può utilizzarle per un procedimento disciplinare nemmeno quando gli arrivano da un partecipante: nel 2025 il Garante ha sanzionato una società che aveva usato messaggi WhatsApp, Telegram e Facebook di un dipendente per contestargli condotte, ritenendo il trattamento illecito. Sul piano del lavoro la giurisprudenza distingue tra la critica lecita, anche aspra, e l'insulto o la rivelazione di segreti; ma la prova ottenuta violando la riservatezza è inutilizzabile e la sanzione fondata su di essa è impugnabile. Diverso è il caso dei post pubblici sui social, che chiunque può leggere e che possono integrare violazione del dovere di fedeltà se offensivi o falsi, e quello delle chat aziendali su strumenti forniti dal datore, che sono strumenti di lavoro utilizzabili con l'informativa. Contesti la sanzione per iscritto, eccepisca l'inutilizzabilità e valuti il reclamo al Garante.

Sì per la prima finalità, con la procedura; no per la seconda come scopo dichiarato. Il GPS sul veicolo è uno strumento «dal quale deriva anche la possibilità di controllo a distanza»: serve l'accordo con RSU/RSA o, in mancanza, l'autorizzazione dell'Ispettorato territoriale (art. 4, c. 1), motivata da esigenze organizzative e produttive, di sicurezza o di tutela del patrimonio (gestione della flotta, sicurezza dei tecnici, antifurto). Il Garante richiede la vetrofania «veicolo sottoposto a localizzazione», la disattivazione o l'oscuramento fuori dall'orario di lavoro e negli usi privati consentiti, tempi di conservazione brevi, informativa completa e valutazione d'impatto; ha sanzionato aziende che tracciavano i dipendenti in modo continuo o usavano i dati per controlli non dichiarati. Una volta rispettata la procedura e data l'informativa, i dati sono utilizzabili «a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro» (c. 3), quindi anche per contestare uno straordinario non svolto o una deviazione, ma il controllo non può essere la finalità dell'impianto né tradursi in una sorveglianza costante. Senza accordo o autorizzazione l'installazione è reato (art. 171 Codice privacy, con le pene dell'art. 38 St. lav.) e i dati sono inutilizzabili.

No. Il certificato di malattia trasmesso telematicamente all'INPS contiene la diagnosi solo nella parte riservata all'istituto; il datore riceve l'attestato con la prognosi, cioè i giorni, e non ha diritto alla diagnosi, salvo i casi in cui il lavoratore stesso la comunichi per ottenere tutele (per esempio l'esclusione dal comporto per patologie gravi o l'accomodamento per disabilità). I dati sulla salute sono dati particolari ex art. 9 GDPR: il datore li tratta solo per gli obblighi di legge, tramite il medico competente, che gli comunica il giudizio di idoneità e non la cartella sanitaria e di rischio, che resta al medico; le indagini sullo stato di salute, sulla gravidanza, sulle opinioni o su fatti irrilevanti per l'attitudine professionale sono vietate dall'art. 8 St. lav. anche in fase di assunzione, con sanzione penale (art. 171 Codice privacy). Il datore può invece chiedere la visita fiscale all'INPS nelle fasce di reperibilità e, nei casi previsti dalla legge, disporre gli accertamenti di idoneità e i test per alcol e droghe per le mansioni a rischio. La divulgazione della sua malattia ai colleghi è un trattamento illecito da segnalare al Garante.